Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Co do zasady klient jest administratorem danych, a CallWise (AwesomeWorks) podmiotem przetwarzającym. Jeżeli klient wykorzystuje analizę AI lub ocenę jakości przy ocenie pracowników, rekomendowana jest odrębna analiza HR i DPIA.

Strony umowy

Zawarta w dniu [DATA] pomiędzy:

1. Przedmiot umowy

• Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z usługi CallWise, tj. platformy do nagrywania, transkrypcji, analizy i raportowania rozmów oraz spotkań biznesowych.
• Procesor przetwarza dane wyłącznie w imieniu Administratora i na jego udokumentowane polecenie, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z prawa UE lub prawa polskiego.
• Umowa stanowi umowę powierzenia danych w rozumieniu art. 28 GDPR / RODO.

2. Charakter i cel przetwarzania

Charakter przetwarzania obejmuje w szczególności:

• rejestrowanie rozmów telefonicznych i/lub spotkań online,
• przechowywanie plików audio i, jeżeli dotyczy, wideo,
• tworzenie transkrypcji,
• analizę treści rozmów przez narzędzia AI / LLM,
• generowanie podsumowań, tagów, insightów i metryk jakości,
• udostępnianie wyników w panelu Administratora,
• przechowywanie logów audytowych i konfiguracyjnych związanych z usługą.

Celem przetwarzania jest wykonanie umowy głównej i umożliwienie Administratorowi korzystania z funkcji CallWise.

Procesor nie wykorzystuje danych powierzonych do własnych celów, w szczególności do trenowania własnych modeli, benchmarkingu między klientami lub marketingu, chyba że strony zawrą odrębne ustalenia i jasno określą role prawne.

3. Czas trwania i retencja

• Dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy głównej.
• Po zakończeniu świadczenia usług Procesor, według wyboru Administratora: zwróci dane w uzgodnionym formacie eksportu albo usunie dane osobowe oraz ich kopie, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo lub technicznie uzasadnione w ramach ograniczonych kopii bezpieczeństwa w ciągu 30 dni.

Dane są przetwarzane przez okres aktywności konta. Po usunięciu konta nagrania audio oraz dane konta są usuwane w ciągu 30 dni. Zanonimizowane dane zagregowane mogą być przechowywane bezterminowo. Dane wymagane przepisami prawa przechowujemy przez okres wymagany prawem.

4. Kategorie osób i danych

Strony przyjmują, że w treści rozmów mogą incydentalnie pojawić się dane osób trzecich oraz dane szczególnych kategorii. Administrator zobowiązuje się ograniczać taki zakres do minimum, a Procesor wdraża mechanizmy minimalizacji, retencji i redakcji danych zgodnie z konfiguracją usługi.

5. Obowiązki Administratora

Administrator odpowiada za:

• posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania,
• spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą,
• zgodne z prawem wdrożenie monitoringu pracowników i rozmówców,
• ustalenie czy wymagane są: DPIA, konsultacje z przedstawicielami pracowników, aktualizacja regulaminu pracy, dodatkowa zgoda lub inne dokumenty,
• wydawanie Procesorowi zgodnych z prawem instrukcji,
• nieprzekazywanie do systemu danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne dla celu biznesowego.

6. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się:

• przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora,
• zapewnić poufność osób upoważnionych do przetwarzania,
• wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 GDPR,
• przestrzegać warunków korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających,
• wspierać Administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą,
• wspierać Administratora przy DPIA i konsultacjach z organem nadzorczym,
• bez zbędnej zwłoki informować o naruszeniach ochrony danych,
• udostępniać informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 GDPR.

7. Środki techniczne i organizacyjne

Procesor stosuje, odpowiednio do ryzyka, co najmniej:

• szyfrowanie transmisji (TLS),
• kontrolę dostępu i MFA dla kont administracyjnych,
• separację tenantów,
• logowanie zdarzeń administracyjnych i operacji compliance,
• procedury backup / restore,
• polityki retencji i usuwania danych,
• ograniczenie dostępu według ról (RBAC),
• procedury obsługi incydentów.

8. Dalsi podmiotów przetwarzające (sub-procesory)

• Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z sub-procesorów wskazanych w Załączniku nr 2.
• Procesor poinformuje Administratora o planowanym dodaniu lub zastąpieniu sub-procesora z wyprzedzeniem 14 dni.
• Administrator ma prawo zgłosić uzasadniony sprzeciw w terminie 14 dni.
• Procesor zapewni, aby na każdego sub-procesora nałożone były obowiązki zasadniczo równoważne z niniejszą umową.

9. Transfery poza EOG

• Jeżeli przetwarzanie danych będzie wiązało się z transferem poza EOG, Procesor zapewni zastosowanie odpowiedniego mechanizmu transferowego zgodnie z rozdziałem V GDPR (decyzja adekwatności, SCC lub inny dopuszczalny mechanizm).
• Na dzień zawarcia umowy transfery mogą dotyczyć w szczególności usług: Twilio (telefonia / nagrywanie), AssemblyAI (transkrypcja), OpenAI (analiza AI / LLM), Resend (e-mail transakcyjny).

Zakres transferów oraz mechanizmy dla poszczególnych sub-procesorów wskazane są w Załączniku nr 2 oraz w rejestrze sub-procesorów.

10. Prawa osób, zgłoszenia i naruszenia

• Procesor wspiera Administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie technicznie i organizacyjnie możliwym.
• Jeżeli osoba skieruje żądanie bezpośrednio do Procesora, Procesor przekaże je Administratorowi bez zbędnej zwłoki, chyba że prawo wymaga innego działania.
• Procesor poinformuje Administratora o stwierdzonym naruszeniu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin od potwierdzenia incydentu.

11. Audyt

• Administrator ma prawo, nie częściej niż 1 raz w roku, przeprowadzić audyt zgodności Procesora z niniejszą umową, z zachowaniem 30 dni uprzedniego powiadomienia.
• Audyt powinien w pierwszej kolejności przyjąć formę dokumentacyjną lub zdalną.
• Audyt na miejscu może zostać ograniczony do sytuacji uzasadnionych wysokim ryzykiem, incydentem lub wymaganiem regulatora.

12. Postanowienia dot. analizy AI i ocen jakościowych

Jeżeli Administrator wykorzystuje funkcje analizy AI, klasyfikacji lub ocen jakościowych pracowników / agentów, przyjmuje do wiadomości, że:

• korzysta z narzędzia wspierającego decyzje (nie autonomicznego),
• nie powinien opierać decyzji kadrowych wyłącznie na wyniku automatycznej analizy,
• powinien zapewnić człowiekowi realną możliwość weryfikacji wyniku i zakwestionowania oceny,
• może być zobowiązany do przeprowadzenia DPIA oraz dodatkowych obowiązków informacyjnych.

Procesor nie gwarantuje, że wyniki analiz AI są wolne od błędów, uprzedzeń lub nieścisłości i nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie ich jako jedynej podstawy decyzji wobec osób fizycznych.

Załącznik nr 1 — Opis przetwarzania

Załącznik nr 2 — Lista sub-procesorów

Aktualny rejestr sub-procesorów dostępny jest na stronie sub-procesory.

Kontakt

W sprawach dotyczących DPA i compliance danych prosimy o kontakt:
hello@awesomeworks.ai

← Wróć do dokumentów prawnych